Los 6 errores más comunes en la gestión de proyectos

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Todo proyecto exitoso tiene una buena gestión detrás que lo hizo posible. Lamentablemente, si el éxito es tan buscado en la vida es precisamente por su poca abundancia. En ese sentido, es habitual que muchos proyectos empiezan con el pie derecho para luego terminar inconclusos. Veamos algunos datos para comprender la gravedad del asunto:

Según un estudio de Logica Management Consulting…

_ Solo el 40% de los proyectos se cumplen dentro del presupuesto, plazo y otros estándares fijados al principio. Esto sugiere problemas de planificación.

_ Se estima que un 35% de los proyectos subestiman la dificultad de los procesos a seguir. Aquí se nota poca experiencia o falta de compromiso.

_ El 70% de las empresas tienen, como mínimo, un proyecto fracasado cada año. Dependiendo cada caso en particular, son muchas las carencias que esto puede indicar.

_ Solo el 50% de los proyectos alcanzan las metas planteadas al finalizar. 

No es muy difícil deducir que detrás de los presentes datos se esconden los siguientes errores:

1- Planificar un proyecto sin información sólida

Hoy en día, millones de personas tienen la llama del emprendimiento y la innovación en su espíritu; eso se debe a las percepciones positivas que genera el mundo globalizado de hoy. Sin embargo, aquel poderoso entusiasmo muchas veces nos lleva a menospreciar los pasos más tediosos (pero muy necesarios) de toda iniciativa.

Antes de invertir un solo segundo en un proyecto, se necesita información debidamente contrastada que nos evite dar pasos en el aire. Hablamos de estudios de mercado, fijación de presupuestos, plazos realistas, número de colaboradores requeridos, cargos adecuados, etc.

2- Falta de experiencia

Son muy pocos los grandes planes que llegan al éxito sin experiencia previa. Es valioso haber desarrollado con anterioridad proyectos similares porque brindan mejores criterios de dirección y planificación en todos los sentidos. Por el contrario, aventurarse en algo completamente nuevo puede ser emocionante y edificante, mas no lo recomendable.

Hay que poner todo en su contexto respectivo. Lo anterior no significa que hacer cosas nuevas y fracasar sea malo en sí; de hecho, se trata de algo vital como proceso de aprendizaje y tolerancia a la frustración. No obstante, cuando hablamos de proyectos ambiciosos con metas de altísimo nivel, conviene estar a la altura de la situación.

3- Poca claridad del proyecto

Haciendo justicia, vale decir que el cliente suele tener la culpa de los detalles pocos claros y metas difusas al inicio de la propuesta; sin embargo, corresponde al equipo aterrizar correctamente sus ideas no solo para definir bien las naturaleza del proyecto, sino también para evitar que el cliente use sus propias inseguridades en nuestra contra.

No es posible definir metas reales ni gestiones adecuadas cuando los planes son poco claros. Estamos en un punto donde la comunicación es crucial.

4- Dejar de lado al equipo del proyecto durante la planificación del mismo

No debemos confundir el hecho de establecer grupos de trabajo —según sus diferencias en cuanto a jerarquías y competencias— con involucrar a ciertos componentes en menor medida. Es un error que el equipo del proyecto guarde distancias con la planificación, ya que eso lleva a que no todos los miembros tengan el mismo de compromiso y comprensión de las metas a alcanzar, plazos, estrategias, etc. No se debe dejar lugar a las suposiciones.

5- Gestionar mal los cambios

Es natural que los proyectos se vean afectados cuando hay cambios en la dirección de la organización, puesto que trae dificultades en lo que se refiere a los objetivos y prioridades. Es por eso que una de las competencias en la gestión de proyectos consiste en saber gestionar los posibles cambios que puedem ocurrir a nivel organizacional, ya que no serán excusa para incumplir con los objetivos.  

6- Entregar proyectos incompletos

Todos los errores de gestión mencionados con anterioridad, comúnmente llevan a que no se cumplan con los plazos trazados. Al darse tan desagradable situación, con tal de no incumplir con el tiempo especificado, no es raro que el equipo opte por entregar el proyecto aún con detalles pendientes. Eso es tan grave como entregarlo a destiempo, o incluso peor según el caso particular.

Caer en este despropósito trae como consecuencia que el cliente se decepcione del equipo, brinde malas referencias del mismo y cree malos antecedentes.

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