El desgaste de tantas reuniones, DO IT Internacional

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Las reuniones son la mejor forma de trabajar en equipo, pero mal manejadas pueden ser una verdadera pesadilla que nos quita tiempo, nos alejan de nuestro trabajo y entorpece el logro de nuestros resultados.  

Si tenemos en cuenta que pasamos gran parte de nuestra vida en el trabajo y que de ese tiempo el 40% se nos va en reuniones en las cuales muchas veces sentimos que no son productivas, que no era necesaria nuestra presencia o simplemente que no se lograron los objetivos, entonces estamos ante una enfermedad llamada “Reunionitis”

En DO IT, sabemos que este problema merece una especial atención y para ello, basta con responder las siguientes preguntas para saber si estamos en presencia de este problema.

Nuestras reuniones:

  • Empiezan y terminan tarde
  • No tienen un objetivo claro
  • Se desvían del tema
  • No hay conclusiones ni planes de acción
  • La gente no llega preparada

Para ello, presentamos algunos tips que se aplican y desarrollan en nuestro programa “Reuniones Inteligentes” y que puedan contribuir en su desempeño diario:

  1. Asistir puntualmente a la hora acordada. Aunque no es una disciplina muy extendida en nuestros países, es muy importante que los equipos establezcan acuerdos sobre el tiempo de inicio y terminación de las reuniones y respetarlos. ¡Ser puntual es ser respetuoso!
  2. Usar agendas, previamente acordadas y distribuidas para las reuniones. Enviar la agenda de trabajo con anticipación permite a los participantes llegar preparados y no improvisar.
  3. Evitar divagaciones que impiden terminar los temas agendados. Es importante que se traten solo los temas acordados de lo contrario… terminaremos TARDE.
  4. Atender al interlocutor sin interrumpir. Escuchar activamente es la base de una buena comunicación, una reunión efectiva requiere un ambiente de respeto donde todos los participantes puedan expresar sus ideas.
  5. Evitar hablar por celular, responder e-mails, salir de la sala y tener conversaciones paralelas. Nos distraen en la reunión y cuando “aterrizamos” nos perdemos haciendo que se tenga que repetir el tema. Finalmente es una falta de respeto con las personas que están sintonizadas en la reunión. ¡Y recuerde, si el tema no es de esta reunión, déjelo para otra ocasión!
  6. Utilizar un moderador (función rotativa) para monitorear y dinamizar la reunión. Uno de los miembros del grupo debe ejercer el rol de moderador organizando el desarrollo de la reunión según la agenda y el tiempo acordado para el desarrollo de la reunión. ¡Busque estratégicamente a su mejor aliado, para garantizar el éxito de la reunión!
  7. Anotar los principales aportes y decisiones en un acta de la reunión. Uno de los principales problemas de las reuniones es la falta de seguimiento a los acuerdos. Las actas o ayuda memoria, permiten que los participantes revisen los acuerdos y puedan verificar su cumplimento y seguimiento. ¡Lo que marca la diferencia es hacer seguimiento y que cada quien cumpla con su parte!

¡¡Éxitos en su próxima reunión!!

El reto del mes

Durante este mes, el reto es llevar a cabo reuniones inteligentes que nos permitan optimizar el tiempo y así ejecutar lo que creamos importante y prioritario.

No permitas que los excesos de reuniones afecten tu productividad y con ello tu balance de vida y crecimiento personal, pues ellos son también temas muy importantes. Recuerda que en el único lugar donde eres realmente irremplazable es en tu hogar.

Si ya recibiste nuestro seminario “Reuniones Inteligentes” recuerda utilizar el Kit de Reuniones, el Manual del Facilitador y el Manual del Participante, para llevar a cabo reuniones realmente productivas.